Was zeigt die Forschung zur Einarbeitung mit KI?
Die bekannteste Studie dazu stammt von Erik Brynjolfsson, Danielle Li und Lindsey Raymond. Sie haben die Arbeit von 5.179 Beschäftigten im Kundenservice eines US-Softwareunternehmens ausgewertet, das ein KI-Werkzeug schrittweise einführte. Das Werkzeug schlug während laufender Kundenchats Antworten vor, die die Beschäftigten übernehmen oder ignorieren konnten. Die Ergebnisse sind 2025 im Quarterly Journal of Economics erschienen:
- Die Zahl der gelösten Anfragen pro Stunde stieg im Durchschnitt um 14 Prozent.
- Bei neuen und wenig erfahrenen Beschäftigten betrug der Zuwachs 34 Prozent, bei erfahrenen war die Wirkung gering.
- Beschäftigte mit zwei Monaten Betriebszugehörigkeit und KI-Unterstützung arbeiteten so gut wie Beschäftigte mit mehr als sechs Monaten ohne KI.
- Unter Neuen mit weniger als sechs Monaten Zugehörigkeit sank die Fluktuation. Die Autoren weisen selbst darauf hin, dass ihre Schätzung den Effekt überzeichnen kann.
Das ist ein Kundenservice mit klar wiederkehrenden Anfragen, kein mittelständischer Maschinenbauer. Übertragbar ist aber der Mechanismus: KI macht das Wissen erfahrener Kolleginnen und Kollegen für Neue schneller verfügbar. Wie das in deinen übrigen Führungsalltag passt, beschreibt unsere Leitseite KI für Führungskräfte.
Wo hilft KI in der Einarbeitung, und wo nicht?
Wir unterscheiden drei Ebenen der Einarbeitung. Wir nennen das das Drei-Ebenen-Modell:
- Planen: Du als Führungskraft erstellst mit KI einen Einarbeitungsplan, Checklisten und Übungsaufgaben. Hier spart KI dir Vorbereitungszeit.
- Nachschlagen: Die neue Person fragt einen Assistenten, der auf freigegebene Firmendokumente zugreift, statt für jede Kleinigkeit Kollegen zu unterbrechen. Hier entlastet KI das Team.
- Begegnen: Kennenlernen, Erwartungen klären, Feedback, Einschätzung der Probezeit. Diese Ebene gehört Menschen. KI kann ein Gespräch vorbereiten, aber nicht ersetzen.
Der häufigste Denkfehler ist, KI auf Ebene 3 einzusetzen und auf Ebene 1 und 2 zu verzichten. Unsere Empfehlung ist das Gegenteil: Automatisiere das Planen und Nachschlagen, damit du mehr Zeit für die Begegnung hast.
Wie erstellst du einen Einarbeitungsplan mit KI?
Die folgende Vorlage kannst du wörtlich übernehmen. Ersetze nur die Angaben in eckigen Klammern. Namen und persönliche Daten der neuen Person brauchst du dafür nicht.
Ich bin Führungskraft in einem mittelständischen Unternehmen mit [Anzahl] Beschäftigten in der Branche [Branche]. Am [Datum] beginnt eine neue Person in der Rolle [Rolle]. Ihre wichtigsten Aufgaben nach der Einarbeitung: [drei bis fünf Aufgaben]. Wichtige Ansprechpartner sind die Rollen [Rollen]. Erstelle einen Einarbeitungsplan für die ersten 90 Tage, gegliedert in Woche 1, Tage 8 bis 30, Tage 31 bis 60 und Tage 61 bis 90. Nenne je Abschnitt Lernziele, konkrete Aufgaben, Gespräche mit Ansprechpartnern und ein Kriterium, woran wir gemeinsam erkennen, dass das Ziel erreicht ist. Plane nach 30, 60 und 90 Tagen je ein Feedbackgespräch ein. Stelle mir zuerst Rückfragen, wenn dir Angaben fehlen.
Lies den Entwurf kritisch. KI kennt deine Abläufe nicht und füllt Lücken mit allgemeinen Annahmen. Streich alles, was bei euch nicht stimmt. Warum Vorlagen mit Rolle, Ziel und Rückfrage bessere Ergebnisse liefern, erklärt der Artikel Wie schreibe ich als Führungskraft gute Prompts?
Wie baust du einen Einarbeitungs-Assistenten?
Ebene 2 braucht keine Programmierung. Viele Unternehmensversionen von KI-Assistenten erlauben, Dokumente in einem eigenen Arbeitsbereich zu hinterlegen. Geh in fünf Schritten vor:
- Dokumente auswählen: Organigramm nach Rollen, Ablaufbeschreibungen, Produktunterlagen, häufige Kundenfragen, Glossar der internen Abkürzungen. Keine Personalakten, keine Gehaltsdaten, keine Kundendaten.
- Werkzeug klären: Nur ein Werkzeug, das dein Unternehmen freigegeben hat, mit Unternehmenskonto. Welche Daten wohin dürfen, steht im Artikel KI und Datenschutz: Welche Daten dürfen in ChatGPT?
- Anweisung hinterlegen: Der Assistent soll nur aus den Dokumenten antworten, die Quelle nennen und bei Unsicherheit auf eine Ansprechperson verweisen.
- Prüfen lassen: Eine erfahrene Kollegin stellt dem Assistenten zwanzig typische Fragen und markiert falsche Antworten.
- Lücken sammeln: Jede Frage, die der Assistent nicht beantworten kann, ist ein Hinweis auf fehlende Dokumentation. Diese Liste ist für dich als Führungskraft wertvoller als der Assistent selbst.
Wie du Firmenwissen grundsätzlich so aufbereitest, dass KI damit arbeiten kann, beschreibt der Artikel Wie mache ich Firmenwissen mit KI nutzbar? Diese Anweisung kannst du hinterlegen:
Du unterstützt neue Mitarbeitende in ihren ersten Wochen. Beantworte Fragen ausschließlich auf Grundlage der hinterlegten Dokumente und nenne zu jeder Antwort das Dokument, aus dem sie stammt. Wenn die Dokumente eine Frage nicht beantworten, sag das ausdrücklich und verweise auf die Rolle [Ansprechperson]. Gib keine Auskünfte zu Personen, Gehältern oder Personalangelegenheiten. Erkläre interne Abkürzungen beim ersten Auftreten.
Sprachmodelle erfinden gelegentlich Antworten, auch mit hinterlegten Dokumenten. Bring neuen Mitarbeitenden deshalb in der ersten Woche bei, Antworten an der genannten Quelle zu prüfen. Wie das geht, zeigt der Artikel Wie prüfe ich KI-Ergebnisse auf Fehler und Halluzinationen?
Welche Grenzen gelten bei Daten und Bewertung?
Drei Grenzen solltest du kennen. Erstens: Daten über die neue Person, etwa Lebenslauf, Gesundheitsangaben oder Probezeitnotizen, gehören nicht in ein allgemeines KI-Werkzeug. Zweitens: Bewertung. KI-Systeme, die bestimmungsgemäß Leistung und Verhalten von Beschäftigten bewerten, zählen nach Anhang III Nr. 4 der KI-Verordnung zu den Hochrisiko-Systemen. Die Pflichten dafür gelten nach der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 ab dem 2. Dezember 2027. Ein Assistent, der Fragen beantwortet, bewertet niemanden. Wer aber auswerten lässt, wie oft und was eine neue Person fragt, um daraus auf ihre Eignung zu schließen, betritt dieses Feld. Wir raten davon ab. Drittens: Gibt es einen Betriebsrat, kläre vorab, ob er zu beteiligen ist. Die Kriterien stehen im Artikel Muss der Betriebsrat bei der Einführung von KI mitbestimmen?
Wie machst du die Einarbeitung zur ersten KI-Schulung?
Die KI-Verordnung verlangt seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 in Art. 4, dass Unternehmen Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz der Personen ergreifen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten. Neue Mitarbeitende sind der naheliegende Anfang. Laut einer Bitkom-Umfrage unter 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten aus dem Sommer 2026 schätzen 66 Prozent die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten als gering ein, und 25 Prozent bieten keine KI-Schulung an.
Nimm deshalb drei Punkte fest in die erste Woche auf: die KI-Regeln des Unternehmens lesen und besprechen, das freigegebene Werkzeug gemeinsam an einer echten Aufgabe ausprobieren, das Prüfen von Ergebnissen üben. Das dauert keine zwei Stunden und erspart später Korrekturen. Wie du daraus eine Schulung für alle machst, beschreibt der Artikel Wie plane ich eine KI-Schulung für meine Mitarbeitenden?
Eine Vorlage, die du neuen Mitarbeitenden für ihre ersten Tage mitgeben kannst:
Ich bin seit [Zahl] Tagen in der Rolle [Rolle] in einem Unternehmen der Branche [Branche]. Morgen habe ich ein Gespräch mit meiner Einarbeitungspatin. Hilf mir, aus meinen Notizen [Notizen ohne Namen und ohne vertrauliche Inhalte] die fünf wichtigsten offenen Fragen zu formulieren, sortiert nach Dringlichkeit. Formuliere jede Frage so, dass sie in einem Satz beantwortet werden kann.
Wann passt dieser Rat nicht?
Wenn in deinem Unternehmen kaum etwas schriftlich festgehalten ist, kann auch ein Assistent nichts nachschlagen. Dann ist der erste Schritt, die wichtigsten Abläufe aufzuschreiben, und KI hilft dir höchstens dabei, aus Gesprächsnotizen Ablaufbeschreibungen zu machen. Sicherheitsunterweisungen und Tätigkeiten mit Gefährdung gehören in die persönliche Unterweisung, nicht in einen Chat. Und in sehr kleinen Teams, in denen die neue Person ohnehin neben dir sitzt, lohnt sich ein eigener Assistent selten. Dort reicht der Einarbeitungsplan.
Wie geht es weiter?
Wenn du solche Pläne und Assistenten mit eigenen Aufgaben üben willst, ist das offene Seminar „KI für Führungskräfte“ in Hannover der passende Rahmen. Weitere Einsatzfelder im Führungsalltag findest du auf der Leitseite zu KI in der Führung. Wenn du klären willst, wie die nächste Einarbeitung in deinem Unternehmen aussehen kann, buch dir ein kostenloses Erstgespräch (15 Minuten).