Eine KI-Schulung im Mittelstand scheitert selten am Inhalt. Sie scheitert daran, dass sie einmal stattfindet, wenig mit den Aufgaben der Teilnehmenden zu tun hat und danach niemand mehr nachfragt. Die Zahlen zeigen, wie groß die Lücke ist. In einer Forsa-Befragung im Auftrag des TÜV-Verbands vom Oktober 2025 gaben 45 Prozent der Erwerbstätigen an, KI bei der Arbeit zu nutzen. Unter diesen KI-Nutzenden hatten 38 Prozent eine Weiterbildung dazu erhalten: 30 Prozent über kostenlose Angebote oder Selbstlernen, 8 Prozent über bezahlte Seminare oder Workshops.
Die Unternehmen sehen den Bedarf. In der Bitkom-Befragung von 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten aus dem Sommer 2026 schätzten 66 Prozent die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten als gering ein. 70 Prozent schulten zu KI, aber nur 11 Prozent die gesamte Belegschaft, 22 Prozent den größten Teil und 37 Prozent ausgewählte Beschäftigte. Dieser Artikel ist ein Bauplan für eine Schulung, die im Alltag ankommt. Welche Rolle du als Führungskraft dabei spielst, beschreibt unsere Leitseite KI für Führungskräfte.
Was verlangt die KI-Verordnung, kurz eingeordnet?
Seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 verlangt Art. 4 der KI-Verordnung von Anbietern und Betreibern von KI-Systemen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau für jede Person müssen sie ausdrücklich nicht garantieren. Die Bundesnetzagentur stellt klar, dass die Verordnung kein bestimmtes Format vorschreibt und keine Zertifizierungspflicht für Schulungen vorsieht. Sie empfiehlt, die Maßnahmen zu dokumentieren, etwa mit Art, Umfang und teilnehmenden Personen.
Was KI-Kompetenz rechtlich bedeutet, steht ausführlich im Artikel Was ist KI-Kompetenz nach Artikel 4 der KI-Verordnung? Hier geht es um die praktische Frage: Wie baust du eine Schulung, die wirkt und die du nachweisen kannst?
Welche Bausteine gehören in einen KI-Schulungsplan?
Wir arbeiten mit dem Vier-Ebenen-Plan. Er folgt der Abstufung, die auch die Bundesnetzagentur beschreibt: erst Grundverständnis, dann Vertiefung, dann rollenspezifische Inhalte. Jede Ebene hat ein eigenes Ziel und eine eigene Zielgruppe.
- Ebene 1: Grundlage für alle, die KI nutzen. Dauer: rund 90 Minuten. Inhalte: welche Werkzeuge freigegeben sind, welche Daten hinein dürfen, wie man ein Ergebnis prüft und was bei einem Fehler zu tun ist. Ziel: Jede Person kann die Regeln des Unternehmens in eigenen Worten erklären.
- Ebene 2: Aufgabentraining je Bereich. Dauer: zwei bis drei Stunden in kleinen Gruppen. Jede Person bringt drei echte Aufgaben aus ihrem Alltag mit und bearbeitet sie mit KI. Ziel: Nach der Einheit gibt es für jede Aufgabe eine erprobte Vorlage.
- Ebene 3: Vertiefung für KI-Lotsen. Je Team eine Person, die tiefer einsteigt, Vorlagen sammelt und Kolleginnen und Kollegen hilft. Wie diese Rolle aussieht, beschreibt Braucht mein Unternehmen einen KI-Beauftragten?
- Ebene 4: Führungskräfte. Sie lernen nicht nur die Werkzeuge, sondern auch, wie sie KI-Nutzung im Team steuern, Ergebnisse bewerten und mit Sorgen umgehen. Für den Umgang mit Skepsis hilft Wie nehme ich mein Team bei KI mit, wenn es Widerstand gibt?
Die Dauerangaben sind unsere Richtwerte für den Einstieg, keine Vorgabe. Passe sie an, wenn eure Aufgaben komplexer sind oder KI bei euch schon breit genutzt wird.
Wie läuft die Schulung in sechs Wochen ab?
- Woche 1: Bedarf erheben. Frag jede Führungskraft: Welche drei Aufgaben in deinem Team kosten am meisten Zeit und haben mit Text, Dokumenten oder Auswertungen zu tun? Daraus entsteht das Material für Ebene 2.
- Woche 1: Rahmen klären. Freigegebene Werkzeuge, Datenregeln und, falls vorhanden, der Betriebsrat. Nach § 98 Abs. 1 BetrVG hat der Betriebsrat bei der Durchführung von Maßnahmen der betrieblichen Berufsbildung mitzubestimmen. Was für die Einführung der Werkzeuge selbst gilt, steht in Muss der Betriebsrat bei der Einführung von KI mitbestimmen?
- Woche 2: Ebene 1 für alle, in Präsenz oder live online, nicht als reines Video.
- Woche 3 und 4: Ebene 2 je Bereich. Kleine Gruppen, echte Aufgaben, die Vorlagen werden gesammelt.
- Woche 5: Üben im Alltag. Jede Person wendet mindestens eine Vorlage auf eine echte Aufgabe an. Die KI-Lotsen sind ansprechbar.
- Woche 6: Auswertung. In jeder Teambesprechung zehn Minuten: Was hat funktioniert, wo lag die KI falsch, welche Vorlage nehmen wir in die gemeinsame Sammlung auf?
Wie prüfst du, ob die Schulung gewirkt hat?
Teilnahme ist kein Lernerfolg. Unsere Prüfung besteht aus drei Fragen, die jede Person nach Ebene 1 und 2 beantworten können sollte:
- Welche Daten darf ich in welches Werkzeug eingeben, und welche nicht?
- Wie prüfe ich ein Ergebnis, bevor ich es weitergebe?
- Für welche meiner Aufgaben nutze ich KI, und mit welcher Vorlage?
Für die dritte Frage helfen die Vorlagen aus Wie schreibe ich als Führungskraft gute Prompts? Sie lassen sich auf Fachaufgaben übertragen.
Wie dokumentierst du die Schulung?
Diese Vorlage kannst du wortgleich übernehmen, je Maßnahme ein Eintrag:
Maßnahme: [Titel]. Ebene: [1 bis 4]. Datum und Dauer: [ ]. Format: [Präsenz, live online, Selbstlernen]. Inhalte: [Stichpunkte]. Bezug zu Werkzeugen: [freigegebene Werkzeuge]. Durchgeführt von: [intern oder extern, Name]. Teilnehmende: [Namen oder Liste]. Nachweis des Lernerfolgs: [zum Beispiel drei Prüffragen beantwortet]. Nächste Auffrischung: [Datum].
Plane eine Auffrischung, sobald neue Werkzeuge freigegeben werden oder sich Regeln ändern, mindestens aber einmal im Jahr. Das ist unsere Empfehlung, keine gesetzliche Frist.
Was empfehlen wir, und wann passt der Plan nicht?
Unsere Empfehlung: Reserviere die Lernzeit im Kalender. Eine Schulung, die nebenbei stattfinden soll, findet meist nicht statt. Ein schriftlicher Plan hilft: In der TÜV Weiterbildungsstudie 2026, für die 500 Entscheiderinnen und Entscheider aus Unternehmen in Deutschland befragt wurden, hatten nur 29 Prozent der Unternehmen eine schriftliche Weiterbildungsstrategie.
Wir raten davon ab, ein einmaliges Pflichtvideo mit Häkchen am Ende als Hauptmaßnahme einzusetzen. Es erzeugt einen Nachweis, aber kaum Kompetenz an echten Aufgaben.
Der Plan passt nicht, wenn dein Unternehmen KI-Systeme selbst entwickelt oder unter eigenem Namen anbietet. Dann brauchen die Beteiligten zusätzlich technische und rechtliche Schulungen. Und wenn KI im Personalbereich eingesetzt wird, etwa in der Bewerberauswahl, empfehlen wir für die zuständigen Personen eine eigene, vertiefte Einweisung in genau dieses System.
Wie geht es weiter?
Wenn du Geschäftsführung und Führungskreis zuerst selbst auf einen Stand bringen willst, bevor die Teams geschult werden, ist der KI-Workshop für Geschäftsführung und Führungskreis ein möglicher Rahmen. Welche Aufgaben Führungskräfte bei der Einführung haben, beschreibt die Leitseite KI in der Führung. Wenn du deinen Schulungsplan besprechen willst, buch dir ein kostenloses Erstgespräch (15 Minuten).
Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Lass Fragen zur Auslegung im Einzelfall von deiner Rechtsberatung prüfen.